Bem-vindo ao #LeanDesignSprint

Imagine que você está encarregado de definir a direção futura de um produto crítico. Os tempos são incertos e a missão é complexa. Você precisa da participação de todos os principais stakeholders em um workshop de Design Sprint de vários dias, mas a resposta mais comum é….

“Desculpe, não tenho tempo…“

Em outros cenários, eles podem se preocupar com o custo ou, talvez, a equipe simplesmente não tenha o know-how para executar o processo com confiança.

O que você faria nesta situação?

Photo by Bonneval Sebastien on Unsplash

.    .    .

Um pouco de contexto

Na última década, a técnica de Design Sprint ganhou força, especialmente após o bestseller de Jake Knapp, “Sprint”, baseado em suas experiências no Google Ventures. Ele definiu um processo de design de 5 dias e com fases muito claras: Mapear, Esboçar, Decidir, Protótipar e Testar.

A beleza (e o valor) do processo é a sua praticidade. São apresentadas sem rodeios todas as técnicas necessárias para cada dia, como em uma receita. O livro explica claramente todos os diferentes cenários e como aplicar as técnicas de forma eficaz. Muitos recursos estão disponíveis gratuitamente na internet.

Mas um desafio permaneceu.

Em startups pode ser viável bloquear a agenda de stakeholders relevantes. Já em organizações maiores… pode ser bem mais complexo.

Para solucionar esse entrave, outros autores ofereceram alternativas criativas, como:

– Compactar  o processo para 4 ou 3  dias;

– Encurtar os Dias, deixando algum espaço para destravar os trabalhos represados que os participantes possam ter; ou  talvez

– Espaçar os dias, criando alguns dias livres entre as sessões do workshop.

Nesse contexto, emergiram as versões 2.0  e 3.0 do Design Sprint original.

Todas essas opções são válidas e resolvem muitos problemas práticos. As alternativas de Design Sprint de 5 ou menos dias podem ser uma combinação perfeita com a cultura, as necessidades e os recursos disponíveis na sua empresa.

Mas não em todos os casos.

 

O que é Lean Design Sprint (LDS)?

O que se apresenta aqui vem da prática que foi executada em diversos times com sucesso. Como funcionou para eles, também pode funcionar para você.

Mas não é a única solução. É uma boa solução para ampliar ainda mais o kit de alternativas existentes. Afinal, não existe ferramenta única para solução em todos os cenários.

Então, o que é Lean Design Sprint?

 

“Lean Design Sprint é um processo que pode ser executado em menos de 3 dias.

É compacto, estruturado em 7 sessões curtas que podem ser perfeitamente executadas remotamente. “

 

 Como indicado pelo seu nome, o processo é baseado em três pilares:

1. Lean: é compacto, focado na redução de desperdícios (ou seja, tempo e recursos);
2. Design: é focado na criação de uma solução, derivada das abordagens Design Thinking e Design Sprint;
3. Sprint: funciona em iterações, assim como um Sprint do Scrum.

E como é diferente?

• É baseado em sessões, e não dias. Organize-as para melhor atender às necessidades de agenda dos seus participantes;
• Não toma dias inteiros, deixando espaço para os participantes resolverem seus trabalhos urgentes;
• Usa um conjunto específico, mas flexível, de técnicas, que em parte difere das abordagens tradicionais de DS.

.    .    .

Como o LDS é estruturado?

Ligeiramente diferente dos métodos tradicionais, o Lean Design Sprint tem 7 sessões:

 

Aqui é onde o desafio emerge

Seu desafio pode ser sobre um problema de usabilidade, um novo processo, modelo de negócios, ou relacionado a uma investigação baseada em evidências. Seja o que for, antes de começar, certifique-se de definir o contexto e delimitar o desafio que você deseja enfrentar. Sua descrição de alto nível é importante reunir os participantes em torno de um objetivo comum.

Esta fase não se limita à equipe que enfrentará o desafio nos próximos passos. Seu público-alvo é qualquer um que esteja curioso para ouvir e interessado no tema.

Tenha tempo para lançar luz sobre o desafio a partir de diferentes perspectivas, o que pode ser feito por uma pessoa, por exemplo o decisor, ou uma equipe de pessoas. Isso pode levar de 5 a 20 minutos, ou cerca de uma hora. Mas mantenha esta sessão curta, já que o esforço real está na preparação, que pode levar dias ou semanas para ser completada.

 

Hora de mergulhar fundo e criar uma compreensão comum do desafio

Finda a sessão de enquadramento (frame), inicia-se de fato o Lean Design Sprint. Aqui a equipe principal deve estar presente. Essa equipe é capaz de fazer o trabalho acontecer e possui habilidades como o conhecimento do tema, design, expertise em logística, dentre outras.

Esta etapa reúne as mais intensas atividades. Este é o momento de mergulhar mais fundo nas diversas áreas de preocupação para enfrentar o desafio. Aqui você quer fechar lacunas de conhecimento e reafirmar o que os protótipos precisam validar, de forma a elaborar um conjunto bem sucedido de testes com usuários finais.

Ao final desta etapa, a equipe estará confiante de que abordarão um conjunto de metas negociadas. Também terão clareza sobre os fatos e suposições do desafio, terão trazido à tona quaisquer perguntas que precisam ser respondidas, e terão um primeiro vislumbre do que irão testar com o(s) protótipo(s).

 

A parte divertida: esboço, discutir, aprender, desenhar, discutir, aprender, desenhar…

Designers vivem intensamente essa parte. Mas a verdadeira magia está em encorajar e inspirar os participantes do time que “não sabem desenhar” para  realmente expressar suas ideias, seja pela fala ou pela escrita. Estamos procurando esboços simples, não obras de arte. Estamos procurando condensar ideias visualmente aquilo que é muito complexo para descrever em palavras. 

Neste passo, seja tão simples quanto você quer ser ou tão sofisticado quanto você puder arcar. Um lápis e uma folha de papel são suficientes para produzir figuras que ajudam o entendimento do time. Ou você pode usar seu software de apresentação preferido, ou ferramentas de design gráfico, wireframes, e assim por diante. Não exagere aqui, pois você tem apenas dez minutos para completá-lo.

Seja qual for o meio usado, obtenha um bom conjunto de contribuições. Isso preencherá as lacunas que os desenhos inevitavelmente deixam. Em breve, você identificará algumas ideias promissoras, e começará a notar padrões.

Ao final desta etapa, a equipe será capaz de gerar um esboço sintético com as melhores ideias dos vários desenhos individuais. Se você chegar a mais de um esboço, melhor ainda. Isso significa que você poderá construir mais de um protótipo, caso tenha condições. O esboço que emergiu aqui será utilizado como insumo para o próximo passo.  

 

Juntando os pedaços

Nesta etapa,  a equipe sabe o que fazer para construir um protótipo ou prova de conceito de alto nível. Isso será a transformação de ideias em algo concreto que possa ser testado. Este passo ocupará a maior parte do tempo de todo o Lean Design Sprint. É a atividade central com real potencial de chegar fazer a diferença.

Essa nova etapa ainda é caracterizada por mudanças, ou seja, nada está escrito em pedra. Na verdade, mudanças são esperadas, tendo por base o feedback estruturado e rigoroso que as equipes compartilham entre si sobre os protótipos em construção.

Se o seu desafio é sobre uma necessidade de design, incentive que os designers da sua equipe liberarem todo o seu potencial. Se  o seu desafio é sobre um novo processo, tenha certeza de que os profissionais que conhecem da operação possam se destacar. Se for uma solução de TI, os desenvolvedores da equipe devem ter voz. Se for sobre dados, certifique-se de que seus cientistas de dados estejam no banco do motorista nesta etapa.     

Ao final, a equipe principal terá “algo” bom o suficiente para compartilhar com um grupo controlado de pessoas. O ritmo é rápido e voltado para avaliação e validação contínuas. Não há necessidade de tentar defender os protótipos. O aprendizado requer mais feedback, que é obtido através de uma boa preparação. Esteja aberto para descartar parte do que foi feito, ou, em casos extremos, a sua totalidade. 

 

Preparando tudo para o evento principal

A logística é fundamental nesta etapa. Já no final da sessão 2, você terá começado a fechar a agenda dos testadores. Agora é hora da crise. Nesta fase você sabe o que tem para mostrar e o que quer validar, mas as atividades necessárias para uma validação efetiva ainda não estão claramente definidas.

Esse passo intermediário é essencial para alinhar todo o trabalho realizado. Como resultado, terá um guia de entrevistas semiestruturadas. Em sua essência, a abordagem será direcionada para as principais questões que você deseja cobrir com os usuários finais em busca de feedback.

No final desta etapa, a equipe saberá o que vem primeiro, o que vem a seguir, e como fazer o fechamento para uma proveitosa experiência com os usuários finais. A cortesia fará parte da sessão de validação e a discussão será orientada para as possibilidades futuras.

 

Feedback dos usuários finais, momento em que o verdadeiro aprendizado acontece

Parabéns, se você chegou a esta fase, então é hora de uma confrontação com a realidade. Você entregou seus protótipos aos usuários finais e voltou para ouvir, observar, encontrar inspiração, perceber se está na direção certa.., tudo isso (ou parte disso) você terá experimentado. 

E seguindo uma mentalidade enxuta (lean), você vai perceber que não há fim para a jornada. É um processo de descoberta contínua, design contínuo, desenvolvimento contínuo, testes contínuos, integração contínua, implantação contínua e melhoria contínua. Suas atividades são voltadas para desvendar suposições erradas.

Você elimina o desperdício.

.    .    .

Em Suma

Depois do livro divisor de águas de Jake Knapp, grandes mentes têm trabalhado em modificar o Design Sprint para torná-lo ainda mais alinhado às necessidades das empresas.

O Lean Design Sprint é uma nova alternativa, baseada no conceito de sessões, que podem ser concluídas em menos de 3 dias.

O Lean Design Sprint é especialmente útil para empresas cujos stakeholders possuem agenda e orçamento limitados. É estruturado para ser particularmente eficaz com equipes multi-locais trabalhando remotamente ou em casa.

É uma maneira flexível e comprovada de economizar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo em que valida soluções criativas de forma colaborativa.

Quer saber mais sobre Lean Design Sprint? Inscreva-se em nosso webinar gratuito  que ocorrerá em 14/01/2021. Executaremos um exemplo ponta-a-ponta com muitos aprendizados.