Hoje, vamos conversar sobre dois frameworks do momento: OKR (Objectives and Key Results) e Scrum.
Equipes do mundo inteiro encontram-se em plena transformação do seu modus operandi. A busca constante por agilidade e resultados é um imperativo, ainda mais com as incertezas do mundo atual.
Contudo, mais do que aplicar frameworks em voga, é fundamental compreender os princípios por trás de cada modelo, o que eles buscam atingir, suas sinergias e divergências.
Havendo convergência, os modelos tendem a trabalhar em sintonia. Em sentido contrário, podemos estar mergulhando em uma jornada de desperdício de energia, foco, dinheiro e motivação. Não é mesmo?!
Vamos então refletir sobre os aspectos de similaridades entre esses dois paradigmáticos frameworks: OKR e Scrum.
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Similaridade de número 1: Possuem ciclos curtos
O OKR trabalha com ciclos, em geral, trimestrais. O Scrum com Sprints de até 1 mês.
Para o OKR, isso é um imenso contraponto ao modelo de planejamento estratégico tradicional baseado em planejamentos anuais. Já o Scrum desfaz o conceito cascata (waterfall) até então predominante no desenvolvimento de software.
Assim, abandona-se a intenção de executar planejamentos completos, precisos e detalhados. Atualmente aceita-se com maior naturalidade a incerteza. O que se busca é avançar, avaliando os resultados e aprendendo com o processo.
Por que isso é importante? Frameworks que trabalham com ciclos curtos permitem correção de rumo com mais rapidez. Isso é a chamada adaptabilidade e é um dos pilares do Scrum. Como profissional, espere em organizações ciclos curtos com maior frequência, com mudanças de rumo por vezes bruscas. Diante disto, uma capacidade importante do profissional será a resiliência, aliado a um mindset de curiosidade, voltado ao constante aprendizado.
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Similaridade de número 2: São transparentes
OKRs são por natureza públicos, transparentes, acessível por todos. Esse é um dos fatores da sua simplicidade que permite a diferentes colaboradores visualizarem (e se alinharem) aos OKRs de nível superior ou mesmo comparar seus OKRs com seus pares.
No Scrum é similar. A transparência é um aspecto tão relevante que é considerado um dos seus três pilares. Transparência permite inspeção, minimiza ambiguidades e problemas de comunicação. A transparência está presente na Meta do Produto, no Product Backlog, no Sprint Backlog, na Daily Scrum, e muito mais.
Por que isso é importante? Organizações que são transparentes comunicam com mais clareza, reduzem a criação de silos, e, fundamentalmente, possibilitam inspeção. Assim, como profissional, espere cada vez mais em organizações inovadoras que a transparência seja a regra, e o sigilo ou restrição de informação, a exceção. Por exemplo, e-mails têm sido cada vez mais substituídos por ferramentas como o MS Teams ou Slack, onde a regra é a comunicação acessível e disponível para todo o time.
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Similaridade de número 3: Têm a Simplicidade como base
Nada como trabalhar com algo simples, não é mesmo?
O competidor direto do OKR é o Balanced Score Card (BSC). Nada contra o BSC, mas será bastante difícil implantá-lo sem uma consultoria e/ou um processo de treinamento extensivo. Por outro lado, quando se lida com OKR, os processos são simplificados, baseados em um modelo escalável em que a cada ciclo se evolui frente ao anterior.
No Scrum não é diferente.
“Scrum é simples”. Essa é a forma pelo qual o Guia do Scrum se autoclassifica e que demonstra o quanto ser simples é importante. Isso se reflete também no fato do guia não se propor a detalhar tudo, mas indicar apenas aquilo que é mais importante. Não por acaso, a última versão do Guia do Scrum (2020) reduziu em cerca de 15% o seu tamanho.
Por que isso é importante? Não espere que frameworks sejam roteiros detalhados. Com isso, times devem ter autonomia para implementá-los conforme as características e necessidades da sua organização, mantendo em comum somente aspectos essenciais. Frameworks que não são facilmente compreensíveis afastam pessoas e reduzem a sua efetividade. O próprio Product Integration Model (PIM-Go) é um framework que tem a Simplicidade como um dos seus valores.
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Similaridade de número 4: São voltados para resultado
Outcome-based. Esse é um nome comumente utilizado para designar um modelo de gestão voltado para resultados, não atividades. Não importa se você realizou as tarefas A, B ou C. Elas trouxeram resultado? Isso é o que importa.
Tanto o OKR quanto o Scrum são frameworks voltados a resultados.
No OKR “Objetivos” é O QUE se deseja alcançar e “Resultados-chave” o instrumento para MENSURAR se aquele objetivo está sendo atingido. Veja que não existem atividades ou tarefas, o que importa é o resultado.
No Scrum é similar.
O que se busca não é completar user stories. Mas sim, entregar valor. Com isso, um Time Scrum que entrega 200 histórias, mas não entrega valor, não está desempenhando bem o seu papel.
Como se mensura os resultados no Scrum?
Nas discussões das Scrum Review (Reuniões de Revisão). Cada incremento gerado pelo Time Scrum é colocado ao escrutínio dos stakeholders e usuários, onde se avalia o valor gerado. Gerou valor, excelente! Não gerou, vamos entender o porquê e adaptar.
Por que isso é importante? Cada vez mais organizações basearão seu modelo de gestão e liderança com base em resultados. Assim, o funcionário terá autonomia para definir suas atividades, seu local e horário de trabalho. Mas será motivado e cobrado para a entrega de resultados. Isso também implica que gestores centralizadores, controladores ou voltados para a microgestão estão com os dias contados (oba!).
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Similaridade de número 5: Vão além da TI
Ainda que esses frameworks tenham começado no contexto da Tecnologia da Informação (TI), hoje ambos atingem inúmeros segmentos da economia, tanto para o desenvolvimento de produtos como para a prestação de serviços.
Inclusive, na última versão do Guia do Scrum, os autores esclarecem que reconhecem a importância da TI no início do Scrum, mas que as últimas referências a este setor foram retiradas para facilitar a sua utilização por outros segmentos.
Por que isso é importante? OKR e Scrum estão se tornando temas de gestão. Isso significa que capacitar-se e compreender o seu funcionamento vai além do trabalho atual de um segmento específico. Cada vez mais profissionais “não-TI” com amplo conhecimento nestes modelos poderão se destacar em processos de mudança em organizações em transformação.
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Similaridade de número 6: Promovem acompanhamento constante
O OKR baseia-se em um ciclo, em que check-ins são feitos com regularidade (ex. semanalmente ou quinzenalmente). Não se trata de relatório de status, mas uma conversa sobre o grau de confiança de que o KR será atingido e de que forma o gestor pode atuar para auxiliar na remoção de impedimentos. Ou seja, o objetivo não é mensurar de forma precisa, mas incentivar o atingimento das metas.
Lembrou-se de um evento específico Scrum?
Sim. Ainda que a frequência seja diferente, na Daily Scrum, o objetivo é muito similar. Ou seja, temos uma Meta da Sprint e estamos comprometidos em chegar lá. Neste evento, verificamos o progresso em direção à Meta e nos adaptamos, caso necessário.
Por que isso é importante? OKR e Scrum atuam de forma bem parecida. O acompanhamento é a forma de manter a conversa e o alinhamento acontecendo. Sem isso, OKR seria um quadro bonito na parede e Scrum um time que perceberia seus erros somente ao final da Sprint. Como profissional, espere do ambiente de trabalho moderno processos de acompanhamento constantes. Não para fins de reporte e controle, mas para possibilitar alinhamento e adaptação, caso a expectativa inicial não se concretize.
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Similaridade de número 7: São alinhados ao pensamento Lean
O pensamento Lean (ou “Lean Thinking”) é o conceito implementado nas fábricas da Toyota no século passado para a eliminação de desperdícios. Esse conceito foi adaptado posteriormente para startup por Eric Ries no livro Startup Enxuta (Lean Startup), que visava eliminar o desperdício por meio da validação de hipóteses antes mesmo da construção do produto.
Tanto o OKR quanto o Scrum prezam esse pensamento. No OKR, isso é visível pelos ciclos curtos, alinhamento constante e possibilidade de revisão caso os KRs se tornem obsoletos.
Já no Scrum, a estruturação de Sprints, com sua constante inspeção e adaptação (pilares do Scrum), a existência de timeboxes para os eventos (ex. máximo de 15 minutos na Daily), dentre outros, favorecem a eliminação do desperdício. Na última versão do Guia do Scrum (2020), o pensamento Lean foi pela primeira vez explicitamente incluído.
Por que isso é importante? Organizações inovadoras trabalham cada vez mais com o conceito de Fail Fast e Learn Fast. Ou seja, ainda que falhar não seja desejado, isso ocorrerá muitas vezes. O importante é aprender com o processo, o que deve ocorrer o quanto antes. Isso evitará o desperdício de recursos em iniciativas que não fazem mais sentido ou em tecnologias que ficaram defasadas. O mindset do gestor em ambientes deste tipo deve ser de pensamento aberto, constante curiosidade e foco em validação e aprendizado.
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Similaridade de número 8: Foco, foco e mais foco
Falando em foco, existe prejuízo maior que pedaços da organização rumarem para direções diversas, por vezes contraditórias?
Tanto o OKR quanto o Scrum prezam o foco.
No OKR, por meio da definição de objetivos e resultados-chave estratégicos. Todos na organização, dos departamentos aos indivíduos, têm autonomia para definir seus objetivos (todos ou parte deles) e seus resultados-chave. Ou seja, todos caminham na mesma direção. E uma vez iniciado o ciclo OKR, os times mantêm-se focados em atingir o que foi definido.
No Scrum é similar. A Meta do Produto (chamada de Visão do Produto no PIM-Go) indica qual o objetivo de mais longo prazo do produto que está sendo construído. E a Meta da Sprint a visão de curto prazo para o ciclo atual. Uma vez definidas essas metas, o time deve manter o foco na busca desses resultados. Não por acaso, o foco é um dos valores primordiais indicados no Guia do Scrum.
Por que isso é importante? Por foco entende-se manter as energias e recursos voltados para atingimento de metas definidas. Assim, como profissional, espere com isso que gestores tenham cada vez mais um papel de estímulo ao time e a remoção de impedimentos que possam prejudicar o atingimento dos resultados. Além, é claro, da participação cada vez maior dos times na definição das metas.
Então…
Imagine que sua organização já trabalha com Scrum e agora está implantando OKR.
O que esperar?
Como vimos, felizmente, é de se esperar que planejamentos efetuados utilizando OKR tenham sinergia com equipes desenvolvendo em formato ágil, com Scrum. Afinal, ambos os frameworks trabalham sobre conceitos muito parecidos: transparência, inspeção, adaptação, foco em resultados, simplicidade, lean…
Outro framework que se encontra muito alinhado ao Scrum e OKR é o PIM-Go. Não somente porque aplica os mesmos conceitos, mas em especial porque já prevê na sua consecução a integração do OKR com o Scrum em um fluxo lógico de uso.
Caso queira conhecer mais sobre OKR, Scrum, Design Thinking, Design Sprint e o próprio PIM-Go, acesse a Big Picture do Modelo Ágil.
Saudações!
Alvaro Junqueira e Igor Lagreca
