Existe um mundo antes e depois do início da COVID-19.
E no ambiente da gestão de produtos e projetos não é diferente.
Se antes era comum participarmos de workshops presenciais, interações face-a-face, Canvas para execução de atividades, ao menos até esse momento, parece que não mais será assim.
O mundo atual, denominado “o novo normal”, com avanço tsunâmico do trabalho remoto, não encontra espaço para o uso de ambientes tipicamente presenciais.
Em consequência, uma cobiçada pergunta no mundo de projetos é:
“É possível migrar para o mundo digital os resultados de workshops presenciais?”
E a resposta é um retumbante… “SIM, porém…”
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“SIM”
É impressionante como as ferramentas que criam ambientes colaborativos virtuais, conhecidas como “Whiteboard tools” ou “Visual colaboration tools”, evoluiram expressivamente ao longo dos últimos anos.
A título de exemplo, o software Miro (anteriormente “Realtime Board”) apresenta sobre um Canvas digital um ambiente colaborativo em tempo real entre múltiplos participantes, com direito a votação, timers, chat e vídeo. Você pode até tirar uma foto dos seus cartões em papel e criar automaticamente sua versão digital.
Não é pouca coisa!
Um exemplo prático pode ser visto no vídeo abaixo, onde usamos a ferramenta Miro e os Canvas de Design Thinking do PIM-Go para demonstrar a dinâmica de um workshop digital. Olha que interessante.
Veja o vídeo de um exemplo prático:
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“Porém…”
Nem tudo são flores.
A adaptação ao ambiente virtual requer mais do que apenas ferramentas.
Ainda que as ferramentas atuais consigam traduzir digitalmente os Canvas, a aplicação efetiva em workshops depende de técnicas e engajamento que não podem ser diretamente aproveitadas do ambiente físico.
Técnicas presenciais para quebrar o gelo, engajar os participantes, estimular colaboração e criatividade devem ser adaptadas para o ambiente virtual.
E cada um do time deve ter a capacidade de se engajar no ambiente virtual.
“O engajamento pelos participantes passa não somente pelo conhecimento de uso da ferramenta e do ambiente (em geral a parte mais simples), mas também pela adequação do seu home office para possibilitar esse processo de imersão”.
Algo bem mais complexo em épocas de home schooling ou para profissionais com filhos pequenos em casa…
Não é incomum chamadas com times remotos com cachorros latindo e bebês chorando.
E tudo bem.
Neste sentido, uma das palavras chave em um artigo da consultoria McKinsey sobre trabalho remoto na China é “acolhimento” (caring culture). O que neste outro artigo da BCG é expressado como “empatia”. As empresas devem nessa mudança compreender a transição que seus funcionários estão passando e criar um ambiente de segurança psicológica.
Em suma:
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10 recomendações para um Workshop Digital Efetivo
Para aqueles que irão facilitar workshops digitais, inclusive convertendo Canvas em papel, algumas recomendações:
- Escolha as ferramentas adequadas ao seu propósito. As opções de whiteboard são várias, acesse uma lista aqui. Lembre-se que mais de uma ferramenta pode eventualmente ser usada. Por exemplo: Zoom para comunicação e Slack para texto.
- Escolha o Canvas adequado ao seu objetivo e migre-o para o ambiente digital. Algumas ferramentas oferecem uma grande quantidade de templates, mas em geral a montagem do ambiente e frames depende das dinâmicas a serem aplicadas. Por exemplo, se for adotado o uso de subgrupos, múltiplos canvas menores, a serem usados por cada subgrupo, podem ser espalhados no entorno de um Canvas digital central de consolidação.
- Simplifique o conteúdo do workshop ou fragmente em múltiplas sessões. O ambiente virtual consome mais energia dos participantes que o presencial. Sessões longas são desafiadoras e em geral pouco produtivas. Use atividades unidirecionais (ex. Videos mais longos) entre os workshops e concentre nos eventos as atividades mais interativas.
- Estabeleça uma agenda detalhada antecipadamente. Assim, você terá controle do tempo e organização dos objetivos de cada atividade. Isso também facilitará, no workshop, a comunicação aos participantes sobre cada atividade e os resultados esperados.
- Quebre a dinâmica em micro-atividades com interações a cada 5 minutos. Isso ajudará a manter o engajamento. A variação de tipos de mídia (videos curtos, perguntas, atividades, reflexões etc.) também aumenta o interesse dos participantes.
- Estabeleça as regras do workshop. Isso ajudará a esclarecer para cada participante as regras de interação e comunicação e evitar distrações. É importante orientar os participantes a focarem exclusivamente na atividade e não fazerem multitasking.
- Faça um aquecimento da ferramenta. Exceto quando todo o grupo já executou atividades similares, sempre considere que podem existir participantes que não se sentem confortáveis com a ferramenta. Se no presencial dominamos nossa fala e movimentos, no virtual deve ser dado adequado espaço para essa aprendizagem.
- Ao navegar de um Canvas para outro, comunique antecipadamente. Algumas dinâmicas, como as do PIM-Go, contém sticky notes que são transportados de um Canvas para outro digitalmente. Essa passagem deve ser feita com parcimônia, de forma a manter todos os participantes na mesma página.
- Documente a reunião, em especial os resultados. O uso de quadros digitais permite a exportação das informações. Para anotações durante o workshop defina quem do grupo fará esse papel, em geral por meio de uma ferramenta como Google Docs ou Office 365. Havendo necessidade de transcrição, existem ferramentas especificas para essa finalidade.
- Colha feedback. Obtenha dos participantes as impressões sobre o que funcionou bem e o que poderia ser aprimorado. Essa mini-retrospectiva auxiliará em futuros workshops e mostrará também sua abertura à diversidade de opiniões.
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Então…
Seria ótimo, mas a verdade é que não existe uma receita única para o sucesso de um workshop. Mas com toda certeza existem pontos que, se observados, colocarão a sua dinâmica em outro patamar. O uso de ferramentas digitais é uma oportunidade relativamente recente, mas a sua efetividade requer muitos outros aspectos, como vimos.
Vamos experimentar?
E para conhecer mais sobre o tema, inscreva-se no site do PIM-Go. Você será informado sobre as novidades do uso de ferramentas digitais na gestão remota de projetos, além de novidades dos modelos para ambientes ágeis e híbridos, que podem ajudar a sua organização neste período desafiador.
Desejamos ótimas entregas
Alvaro Junqueira e Igor Lagreca (co-autores do PIM-Go)
